Anteriormente en este blog se ha compartido un modelo de comunicación a la SUNAT por pérdida de libro contable. Ahora les comparto otro modelo más general y que se puede usar también para cualquier otro documentación que por una razón u otra ya no se cuente, algo muy importante en el caso de una fiscalización.
La base legal se encuentra en el artículo 9º de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT que dice:
Artículo 9º.- DE LA COMUNICACIÓN DE LA PÉRDIDA O DESTRUCCIÓN
9.1 Los deudores tributarios que hubieran sufrido la pérdida o destrucción por siniestro, asalto y otros, de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, documentos y otros antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias o que estén relacionados con ellas, respecto de tributos no prescritos, deberán comunicar tales hechos a la SUNAT dentro del plazo de quince (15) días hábiles establecido en el Código Tributario.
9.2 La citada comunicación deberá contener el detalle de los libros, registros, documentos y otros antecedentes mencionados en el párrafo anterior, así como el período tributario y/o ejercicio al que corresponden éstos. Adicionalmente, cuando se trate de libros y registros vinculados a asuntos tributarios, se deberá indicar la fecha en que fueron legalizados, el número de legalización, además de los apellidos y nombres del notario que efectuó la legalización o el número del Juzgado en que se realizó la misma, si fuera el caso.
9.3 En todos los casos se deberá adjuntar copia certificada expedida por la autoridad policial de la denuncia presentada por el deudor tributario respecto de la ocurrencia de los hechos materia de este artículo.
9.4 Lo establecido en el presente artículo no será aplicable a los documentos a los que se hace referencia en el Reglamento de Comprobantes de Pago, a los cuales se les aplicará el procedimiento dispuesto en dicho Reglamento.
Por otro lado, el Reglamento de Comprobantes de Pago (Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT) estipula lo siguiente (numeral 11 del artículo 12º):
11. Normas aplicables en el caso de robo o extravío de documentos entregados.
11.1. El adquirente o usuario deberá proceder conforme al numeral 4.2 del presente artículo, conservando en su poder mientras el tributo no esté prescrito, el cargo de recepción de la comunicación a la SUNAT, así como la copia certificada de la denuncia policial.
11.2. El robo o extravío de documentos entregados no implica la pérdida del crédito fiscal, o costo o gasto para efecto tributario, sustentados en dichos documentos, siempre que el contribuyente acredite en forma fehaciente haber cumplido en su debido momento con todos los requisitos que estipulan las normas pertinentes para que tales documentos sustenten válidamente el crédito fiscal, o el costo o gasto para efecto tributario y además tenga a disposición de la SUNAT:
– la segunda copia (la destinada a la SUNAT) del documento robado o extraviado, de ser el caso, o, en su defecto,
– copia fotostática de la copia destinada a quien transfirió el bien o lo entregó en uso, o prestó el servicio, del documento robado o extraviado, o de la cinta testigo.
Quien transfirió el bien o lo entregó en uso, o prestó el servicio -o su representante legal declarado en el RUC- deberá entregar dicha copia fotostática al adquirente o usuario que lo solicite y consignar en la misma su nombre y apellidos, documento de identidad, fecha de entrega y, de ser el caso, el sello de la empresa.
Tratándose de los documentos a que se refiere el literal d) del numeral 6.1 del artículo 4º del presente reglamento, se emitirá un duplicado exacto con la denominación «segundo original», del documento robado o extraviado.
La SUNAT ejercerá las acciones fiscalizadoras necesarias a efecto de comprobar la autenticidad de los actos referidos.
11.3. La inobservancia de las normas aplicables en caso de robo o extravío de documentos entregados se sancionará conforme a lo dispuesto en el Código Tributario, sin perjuicio de las acciones penales que pudieran corresponder, de ser el caso.
Esos son detalles que hay que tomar en cuenta, lo mismo que los 60 días de plazo para rehacer los libros contables extraviados, destruidos o robados.
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Sumilla: Comunicación de pérdida de Libros Contables, Señores: SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE ADUANAS Y DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA – SUNAT
………………………………………………………………………, identificada con Registro Único de Contribuyente Nº …………………………, (en adelante la Empresa) con domicilio fiscal en …………………………… ………………………………………….., debidamente representada por su representante legal, el(la) Señor(a) …………………………………………………………………………………., identificado(a) con Documento Nacional de Identidad Nº …………………, a ustedes atentamente decimos: De conformidad con lo establecido por el artículo 9º de la Resolución de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT y el numeral 11 del artículo 12º de la Resolución de Superintendencia Nº 007-99/SUNAT – Reglamento de Comprobantes de Pago, cumplimos con poner en vuestro conocimiento la pérdida / robo / siniestro de nuestros Libros y Registros Contables, así como de los Comprobantes de Pago de la Empresa y demás documentación, cuyo detalle se aprecia en los anexos que adjuntamos a la presente (Anexos 1, 2…). La referida pérdida / robo / siniestro se produjo el día …… de ………………… de ………, en las instalaciones del almacén de la Empresa ubicado en …………………………………………………………….. …………, lugar en el que se encontraban archivados los documentos detallados en los Anexos. A fin de sustentar lo anterior, se cumple con adjuntar Copia Certificada de la correspondiente Denuncia Policial, la misma que fue realizada el día …… de ………………… de ………, fecha en que se tomó conocimiento de la mencionada pérdida / robo / siniestro. POR TANTO: Rogamos a ustedes se sirvan tener presente lo antedicho, para los fines que por ley corresponde. Atentamente,
(Firma y sello del representante legal de la Empresa) ………., …… de ………………… de ………
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Sobre los anexos, serían listados con el detalle de los documentos perdidos (numeración, periodo que comprende, entre otros datos pertinentes). En el caso de libros y registros vinculados a asuntos tributarios, se deberá indicar la fecha en que fueron legalizados, el número de legalización, además de los apellidos y nombres del notario que efectuó la legalización o el número del Juzgado en que se realizó la misma, si fuera el caso.
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