Trucos Concar: Archivos modelos de DBF para Transferencia de Datos (Códigos de Anexos y Movimientos)

Una característica de los programas de contabilidad más populares como el CONCAR es la posibilidad de subir datos masivamente. Eso quiere decir que si, por ejemplo, se realizan un mismo tipo de ventas día a día o un tipo de gastos recurrentes (por ejemplo, peajes) que utilizan las mismas cuentas, sólo cambiando los montos, se puede transferir tales datos directamente a la base de datos del programa, apoyándose con digamos una hoja de cálculo genérica y un gestor de base de datos, algo que ahorra mucho tiempo. Personalmente, yo uso el Microsoft Excel y el Microsoft Access, que me funcionan muy bien.

Para ello, se debe partir teniendo a la mano los DBFs con la adecuada configuración de campos: nombres, tamaño, tipo de datos. Para ello se puede seguir el manual y partir de cero o (más simple) usar las opciones correspondientes del Menú Utilitarios / Movimiento de Datos para obtener modelos.

Código de Anexos

La primera opción es de Transferencia Plan Cuentas_Anexos_CTMANT02. Esa opción se usa para sacar una copia del maestro del Plan de Cuentas, de la Tabla General y de los Códigos de Anexos. Simplemente se entra a esa opción y en la pantalla que sale sólo se escoge la carpeta de destino y se da clic en el botón Transfiere.

Así, en la carpeta escogida se hallará tres archivos: el cpeXX.dbf, el ctgXX.dbf y el canXX.dbf. La “XX” representa el Código de Compañía asignado a la empresa con la que se está trabajando (en mi caso, la “EMPRESA DEMO PCGE” tiene el código 99, así que sería cpe99.dbf, ctg99.dbf y can99.dbf).

El archivo cpeXX.dbf es el Plan de Cuentas; el ctgXX.dbf, la Tabla General; y el canXX.dbf son los Códigos de Anexos, es decir donde registramos con su RUC a los clientes, proveedores, Cuentas Por Pagar, y con DNIs o códigos internos a los Trabajadores, Accionistas, etc. Se adapta a cada empresa.

Acá abajo está el DBF de Códigos de Anexos casi vacía (excepto por los códigos de Clientes 0000 – CLIENTES VARIOS, 0001 – FACTURAS ANULADAS, y de Proveedores 0000 – PROVEEDORES VARIOS.

Movimientos

Por su lado, más abajo en el mismo menú se encuentra la opción Transferencia de Comprobantes_CTMOVI33. Haciendo clic en la opción saldrá la siguiente ventana:

En ella, además de escoger la carpeta destino, se elige qué rango de datos se copiará. Puede ser por mes o por sub-diario. En este último caso habrá de escoger el comprobante inicial y final. Recomiendo usar la combinación Shift+F1 para escogerlos. Luego simplemente se hace clic en el botón Transferir.

En la carpeta escogida encontrarás los archivos CTCXXYY.dbf y CTDXXYY.dbf. “XX” representa como el ejemplo anterior, el Código de Empresa (en este caso, también 99) y “YY” los últimos dos dígitos del año (en este caso, 14 por el 2014).

El archivo CTCXXYY.dbf es la cabecera de los movimientos, y el archivo CTDXXYY.dbf es el detalle de los movimientos (esencialmente los asientos contables).

Acá abajo dejo un ejemplo vacío de cada DBF listos para ser llenados.

CTC9914.dbf (en Box / en Google Drive)

CTD9914.dbf (en Box / en Google Drive)

En un próximo post trabajaremos con ellos, explicando cada DBF más en extenso y armando un método de ingreso de datos práctico para el trabajo diario.