Hoja Excel de Resumen de Declaraciones Descargadas 0621 – IGV / Renta Mensual vía SUNAT Virtual

Actualización al 21/11/2016: He mejorado la hoja excel, actualizándose el formato al de Excel 2007 en adelante usado para hojas con macros (.xlsm). Ello implica que el proceso de llenado se ha hecho más automático. Ahora sólo basta con hacer clic sobre el botón aplicar. Sólo recuerden que hay que habilitar las macros. Todo lo demás queda igual. Espero que esta nueva versión les sea más útil.

Hola, hoy quiero compartir esta hoja excel creada para extraer los datos principales de las declaraciones 0621 – IGV Renta Mensual descargadas vía Sunat Virtual y así poder revisarlas más cómodamente en una cuadro con encabezados.

Esta la pueden descargar desde cualquiera de los siguientes servidores:

• Box.net
• Google Drive
• Scribd

Acá pueden visualizar el ejemplo:

Ahora la explicación:

Como bien saben a veces se pierde la información de los PDTs 0621 mensuales hechos, ya sea porque el disco duro murió y no se tomó la precaución de hacer un backup del PDT, o el anterior contador o auxiliar no dejó una copia actualizada o completa, o de plano las borró o no te da el password. ¿Y entonces qué? Lo más obvio es solicitar una copia de las declaraciones que faltan a la SUNAT (o de todo un periodo si deseas verificar lo que tienes, que no te van a cobrar) mediante SUNAT Virtual con la clave SOL. La SUNAT responderá y te entregará lo solicitado, sí… pero lo que llegará a tus manos serán unos archivos comprimidos como estos:

Y cuando abras cada zip te encontrarás con estos archivos con extensión csv:

El que nos interesa son los que terminan en pdt621_casillas.csv, pues es el que tiene los datos de las casillas de la declaración, pero sólo eso:

Como ven no es algo que se pueda leer fácilmente y menos exportar al PDT, lo cual dicho sea de paso es algo que la SUNAT debería habilitar.

Pero no sirve de nada esperar a que la SUNAT lo haga en el corto plazo. Lo importante es que en ese archivo csv está toda la información que necesitas. Si estás familiarizado o tienes un PDT a la mano puedes identificar cada casilla como en este caso:

Es claro, ¿no?: la casilla 100 son las Ventas Netas Gravadas y la casilla 101, el IGV correspondiente. De la misma forma se puede hacer con el resto de la información dentro del csv. Sin embargo, no es nada práctico, además que sólo uno podría entenderlo y sólo podrías hacerlo declaración por declaración. Por eso este excel que estoy compartiendo es útil, pues sólo se necesita pegar la información dentro de los archivos csv cuyos nombres teminan en pdt621_casillas.csv, extrayendo vía fórmulas simples la información de varios periodos para presentarlo en un cuadro más comprensible.

Este archivo está compuesto por 3 hojas:

1. RESUMEN DECLARACIONES: Que es la hoja donde se visualizará la información que se extraiga de los csv. La única parte que se debe modificar son los periodos, por lo que has de tener en claro qué información tienes en los csv. En ella están traspasados como encabezados las etiquetas que encuentras en los PDTs 0621, con el número de casilla correspondiente. Mención especial tiene la columna de Fecha de Presentación: el sistema de SUNAT por alguna razón emite las fechas en el formato estadounidense mm/dd/yyy, con el mes delante, pero nosotros usamos el formato dd/mm/yyyy, con el día delante. Esto crea confusión al momento de extraer los datos del csv pues el sistema a veces toma el dato como texto, haciendo que sea fácil extraerlo con fórmula, y a veces lo toma como fecha, cuando la combinación mm/dd es equiparable a una cadena dd/mm, generando salidas erróneas. Ejemplo: El 4 de Mayo de 2015 el sistema de SUNAT lo genera en texto como 05/04/2015 que la PC donde trabajas puede interpretar como 5 de Abril de 2015 y esta hoja excel acabará convirtiéndolo en 07/09/2102. No he podido hacer una fórmula que funcione en todos los casos, así que lo que recomiendo es que cuando aparezca en la columna de Fecha de Presentación una fecha tan lejana en el tiempo, corrijas la data rebelde en la segunda hoja excel repasando esa data usando el carácter ‘ para forzar que lo tome como texto y así evitar los flashforwards… o bien si no quieres ver el dato de la fecha de presentación sólo ocultas la columna problemática, que más no hace.
   
2. …pdt621_casillas.csv: Que es la hoja donde hay que pegar la data a analizar. Eso se hace abriendo en excel cada archivo csv de los zips descargados que terminen en …pdt621_casillas.csv y copiando todos los datos (excepto la cabecera) en las casillas blancas. El orden no importa, pues la hoja RESUMEN DECLARACIONES los extrae igual. Sólo asegúrate de copiar toda la data de los periodos que necesitas (hay una columna donde puedes verificar eso) y que todas sean del mismo RUC (que también tiene su columna). Las fórmulas de la primera columna coloreada CONTROL son para generar índices con los cuales trabaje la hoja RESUMEN DE DECLARACIONES; las de la última, VERIFICADOR, sólo indica con un "?" qué casillas no tienen un correspondiente en RESUMEN DE DECLARACIONES.
   
3. RUCS: Que es una hoja auxiliar por si vas a utilizar copias de esta hoja para diferentes empresas. Sólo la usa el encabezado de la hoja RESUMEN DE DECLARACIONES, por lo que se lo ves conveniente la puedes eliminar.
   

Y eso sería todo. Espero que este archivo les sea útil como yo pienso. Por favor envíenme sus observaciones en el caso de que alguna parte no funcione bien, para corregirla.