Un aspecto importante de ser emisor de comprobantes de pago electrónicos (y para el final del 2022 en Perú todos lo serán excepto los sujetos acogidos al Nuevo RUS y otros regimenes que no emiten facturas, boletas, notas de crédito, de débito o recibos por honorarios) y escoger la opción de usar un sistema propio o adquirido es la conservación de las representaciones impresas de estos y/o de los archivos xml que legalmente son el comprobante de pago en sí, tanto los emitidos como los recibidos. Ello es específicamente regulado por el artículo 25° y el artículo 26° de la Resolución de Superintendencia N° 097-2012/SUNAT, que justamente creó el sistema de emisión electrónica desarrollado desde los sistemas del contribuyente, donde dice lo siguiente (las negritas son nuestras):
Artículo 25°.- DE LA CONSERVACIÓN Y DE LA PUESTA A DISPOSICIÓN DEL ADQUIRENTE O USUARIO
De conformidad con lo previsto en el numeral 7 del artículo 87° del Código Tributario:
25.1. El emisor electrónico deberá almacenar, archivar y conservar los comprobantes de pago electrónicos, las notas electrónicas y las constancias de rechazo que emita y reciba en su calidad de emisor electrónico o adquirente o usuario electrónico, así como los resúmenes diarios y las comunicaciones de baja.
25.2. El adquirente o usuario no electrónico deberá almacenar, archivar y conservar la representación impresa o, de ser el caso, el comprobante de pago electrónico o la nota electrónica.
El almacenamiento de los comprobantes de pago electrónicos, notas electrónicas, resúmenes diarios y constancias de rechazo puede ser realizado en medios magnéticos, ópticos, entre otros.
Adicionalmente, el emisor electrónico deberá poner a disposición del adquirente o usuario, a través de una página web, los comprobantes de pago electrónicos y las notas electrónicas vinculadas a aquellos que le haya otorgado, por el plazo de un año, contado desde la emisión. Durante ese plazo el adquirente o usuario podrá leerlos, descargarlos e imprimirlos.
El emisor electrónico deberá definir una forma de autenticación que garantice que sólo el adquirente o usuario podrá acceder a su información.
Artículo 26°.- DE LA PÉRDIDA Y LA OBTENCIÓN DE OTROS EJEMPLARES
En el caso de pérdida, destrucción por siniestros, asaltos y otros de los comprobantes de pago electrónicos, las notas electrónicas o las representaciones impresas, el adquirente o usuario deberá solicitar al emisor electrónico que le remita un nuevo ejemplar o una nueva representación impresa, según sea el caso.
De estos dos artículos se entiende claramente que un contribuyente al adquirir la categoría de emisor electrónico y este optar por un sistema propio o adquirido este debe de procurar descargar o pedir a sus proveedores los comprobantes de pago y notas electrónicas (o sea, los xml) que le emitan y archivarlas junto a los que este emita a sus clientes para a su vez facilitárselos cuando se lo requieran, bien a través de una página web o bien a través de un envío directo (el xml y/o la representación impresa).
Ahora, bien, cuando hay una web habilitada a menudo su url consta en las representaciones impresas y sólo es necesario tipear esta y dentro del formulario ingresar los datos del comprobante a consultar (a veces consierando los 0s iniciales del número), pero cuando esta url es muy larga el hacerlo cada vez se hace tedioso, además de que para ello necesitas tener la representación impresa del comprobante a la mano o ya tenerlo anotado aparte o en tus marcadores o favoritos del navegador, y no siempre es así. Por ello, para facilitar este trabajo, pongo a disposición esta hoja de cálculo en google drive con la recopilación de estas webs, y que iré actualizando en la medida que vaya recopilando más y lo abro a lo colaboración de otros colegas que lo soliciten a través del propio archivo. Este consta del RUC del emisor electrónico, su nombre o razón social, el url de su web para descargar los comprobantes de pago electrónicos, y alguna observación a considerar. Espero que les sea útil.